Giải pháp Quản lý Tài sản bệnh viện Thông minh - Nâng cao hiệu quả vận hành

Hầu hết các bệnh viện hiện nay đang làm việc với một lịch trình dày đặc, thiếu nguồn lực, thiếu công cụ quản lý. Mỗi phút đều quan trọng và mỗi máy móc đều có vai trò riêng. Tuy nhiên, nhiều cơ sở vẫn gặp tình trạng: thiết bị bị thất lạc, hỏng bất ngờ và chi phí vận hành tăng lên.

Vậy trước khi nói đến giải pháp, cần đặt câu hỏi: nếu bệnh viện không quản lý tài sản tốt, điều gì sẽ bị ảnh hưởng?

Vì sao Quản lý Tài sản Y tế lại quan trọng?

Hoạt động của bệnh viện phụ thuộc rất lớn vào hệ thống trang thiết bị đa dạng—từ giường bệnh, dụng cụ y tế cho đến các máy móc chẩn đoán phức tạp. Để quy trình khám chữa bệnh không bị gián đoạn, đội ngũ nhân viên cần nắm rõ vị trí, tình trạng và khả năng sẵn sàng của từng thiết bị.

Hệ thống quản lý tài sản giải quyết bài toán này bằng cách cung cấp dữ liệu trực quan, theo thời gian thực về mọi tài sản. Nhờ sự minh bạch này, bệnh viện có thể tối ưu hóa nguồn lực hiện có, tránh lãng phí ngân sách do mua sắm dư thừa hay tích trữ không cần thiết.

Bên cạnh đó, công tác bảo trì được chuẩn hóa với các nhắc nhở tự động, giúp giảm thiểu hỏng hóc đột xuất và kéo dài tuổi thọ máy móc. Hệ thống cũng đảm bảo sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quản lý thông qua việc lưu trữ hồ sơ lịch sử chi tiết, giúp bệnh viện luôn sẵn sàng cho các đợt thanh tra mà không gặp áp lực về giấy tờ.

Quan trọng nhất, khi nhân viên y tế không còn mất thời gian tìm kiếm công cụ làm việc, họ có thể tập trung toàn lực vào chăm sóc người bệnh, mang lại tốc độ phản ứng nhanh hơn và kết quả điều trị tốt hơn.

Lợi ích hệ thống quản lý tài sản đem lại 

1. Giảm thời gian tìm kiếm thiết bị cho nhân viên y tế

Thực tế cho thấy, điều dưỡng có thể mất tới 10% thời gian làm việc chỉ để đi tìm thiết bị, tương đương hàng trăm giờ lãng phí mỗi năm. Mỗi phút tìm kiếm là một phút cơ hội chăm sóc bệnh nhân bị bỏ lỡ.

Giải pháp theo dõi tài sản với công nghệ RTLS sẽ giải quyết triệt để vấn đề này. Bằng cách định vị chính xác và tức thì các thiết bị như máy truyền dịch hay xe lăn, hệ thống giúp trả lại quỹ thời gian quý báu cho đội ngũ y tế để họ toàn tâm toàn ý phục vụ người bệnh.

2. Giảm thất thoát tài sản và nâng cao hiệu suất sử dụng

Việc quản lý thủ công và lưu kho rời rạc thường khiến thiết bị y tế bị thất lạc hoặc đặt sai chỗ. Khi nhân viên không thể tìm thấy dụng cụ cần thiết, quy trình điều trị bị gián đoạn, gây áp lực lớn lên đội ngũ y bác sĩ.

Giải pháp Định vị Thời gian thực (RTLS) giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách hiển thị trực quan vị trí mọi thiết bị trên bản đồ số. Nhờ đó, thời gian tìm kiếm được rút ngắn tối đa – từ trung bình 30 phút xuống chỉ còn vài phút.

Các tính năng ưu việt:

• Bản đồ trực quan: Hiển thị chính xác vị trí thiết bị trên toàn bộ khuôn viên bệnh viện.
• Cảnh báo thông minh: Tự động thông báo khi tài sản bị di chuyển khỏi khu vực quy định.
• Truy cập linh hoạt: Hỗ trợ tra cứu trên di động mọi lúc, mọi nơi.
• Quản lý tập trung: Giám sát toàn bộ thiết bị được gắn thẻ trên một nền tảng duy nhất.

Việc truy cập nhanh chóng giúp đội ngũ y tế phản ứng kịp thời trong các tình huống khẩn cấp, giảm tải căng thẳng và đảm bảo quy trình chăm sóc bệnh nhân liền mạch. Đồng thời, hệ thống giúp bệnh viện loại bỏ lãng phí do mua sắm thừa, bởi mọi tài sản đều được giám sát chặt chẽ về vị trí và tần suất sử dụng.

Tóm lại, giải pháp theo dõi thông minh là chìa khóa giúp đội ngũ y tế làm việc hiệu quả hơn, dành trọn tâm trí cho bệnh nhân và nâng cao chất lượng dịch vụ toàn bệnh viện.

3. Nâng cao trải nghiệm của bệnh nhân và người nhà

Đối với bệnh nhân và người nhà, việc xoay xở tìm đường trong một bệnh viện rộng lớn giống như lạc vào "mê cung", làm gia tăng sự căng thẳng và mệt mỏi. Hiểu được điều này, hệ thống định vị thông minh đã ra đời để giải quyết bài toán tìm đường nan giải.

Hệ thống được xây dựng trên nền tảng bản đồ nội khu, để phục vụ mục đích chỉ và dẫn đường giúp bệnh nhân và khách thăm dễ dàng định vị và tìm đường đến nơi cần đến.

Xóa bỏ nỗi lo lạc đường cho bệnh nhân và người nhà. Đồng thời, các y bác sĩ cũng bớt đi gánh nặng phải "làm hướng dẫn viên" bất đắc dĩ, để dành toàn bộ thời gian quý báu cho công tác khám, chữa bệnh. Đây chính là yếu tố then chốt để kiến tạo một môi trường y tế nhân văn và chuyên nghiệp.

4. Nâng cao khả năng phối hợp hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên

Việc nắm bắt chính xác vị trí thiết bị đang ở đâu giúp sự phối hợp giữa các bộ phận trở nên nhịp nhàng và hiệu quả hơn. Hệ thống theo dõi tài sản giúp xóa bỏ hoàn toàn tình trạng luống cuống đi tìm thiết bị. Thay vì phải gọi điện hay chạy đôn chạy đáo tìm kiếm, y tá và kỹ thuật viên chỉ cần liếc qua bảng điều khiển (dashboard) để xác định ngay vị trí tài sản.

Sự minh bạch này giúp các quy trình — từ chuẩn bị phòng bệnh đến cấp cứu khẩn cấp được vận hành trôi chảy và tốc độ hơn. Thông tin được đồng bộ theo thời gian thực giúp các nhóm làm việc giao tiếp hiệu quả; ví dụ, trạng thái "đang sử dụng" hoặc "đang bảo trì" được hiển thị rõ ràng để tránh xung đột lịch trình.

Kết quả: Giảm thiểu thời gian chết, hạn chế gián đoạn và giảm tải áp lực cho nhân viên. Khi có công nghệ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý, đội ngũ y tế có thể yên tâm tập trung tối đa vào nhiệm vụ quan trọng nhất.

5. Quản lý tài sản y tế hiện nay không còn dừng lại ở việc kiểm kê "có bao nhiêu thiết bị", mà là sự giám sát toàn diện vòng đời của chúng – từ lúc mua sắm, vận hành, bảo trì cho đến khi thanh lý.

Thực tế chứng minh, việc ứng dụng giải pháp theo dõi tài sản theo thời gian thực mang lại hiệu quả vượt trội: Giảm tới 30% tỷ lệ thất lạc và rút ngắn 50% thời gian trễ hạn bảo trì.

Giá trị cốt lõi của dữ liệu vòng đời tài sản:

• Quản lý thông tin nguồn gốc: Lưu trữ chi tiết ngày mua và hạn bảo hành.
• Tối ưu hiệu suất: Theo dõi vị trí và tần suất sử dụng để phát hiện thiết bị đang "nhàn rỗi" hoặc bị thất lạc.
• Lên kế hoạch bảo trì tự động: Tự động lên lịch và ghi nhật ký bảo trì, loại bỏ sai sót thủ công.
• Thanh lý đúng chuẩn: Quản lý quy trình thu hồi, loại bỏ hoặc tái chế thiết bị lỗi thời.

Lợi ích thiết thực cho Bệnh viện: 

Hệ thống giúp ngăn ngừa các sự cố hỏng hóc tốn kém và đảm bảo thiết bị luôn sẵn sàng phục vụ bệnh nhân. Nhờ đó, bệnh viện giảm thiểu thời gian "chết", nhân viên y tế tập trung tối đa vào chuyên môn thay vì tìm kiếm dụng cụ. Đặc biệt, bộ phận tài chính có thể chủ động lập kế hoạch ngân sách thay thế, tránh các khoản chi phát sinh bất ngờ.

6. Tuân thủ,  Bảo mật & Bảo trì

Việc tuân thủ các quy định nghiêm ngặt (như HIPAA, Joint Commission) đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong quản lý hồ sơ thiết bị. Hệ thống theo dõi tài sản tự động hóa việc này, biến các đợt kiểm toán phức tạp trở nên nhẹ nhàng và chính xác.

Các tính năng hỗ trợ toàn diện:

• Định danh thông minh: Quản lý mọi thiết bị y tế & CNTT qua mã ID và công nghệ BLE.
• Truy xuất lịch sử: Số hóa toàn bộ nhật ký di chuyển và sử dụng tài sản để phục vụ kiểm tra.
• Bảo trì đúng hạn: Tự động nhắc lịch bảo dưỡng, hiệu chuẩn, đảm bảo thiết bị luôn đạt chuẩn an toàn.
• Bảo vệ thông tin: Kiểm soát vị trí các thiết bị chứa dữ liệu bệnh nhân, đảm bảo an ninh thông tin.

Với hệ thống này, bệnh viện không còn lo lắng về rủi ro vi phạm hay quá hạn bảo trì. Thay vì chìm ngập trong giấy tờ, đội ngũ quản lý có thể yên tâm tập trung vào nhiệm vụ cốt lõi: An toàn và Sức khỏe người bệnh.

>>Tham khảo thêm: Bản đồ nội khu thông minh cho Bệnh viện

Hướng dẫn triển khai hiệu quả hệ thống theo dõi tài sản trong bệnh viện

Bước 1: Chọn đúng mục tiêu

Đặt đúng trọng tâm mọi dự án thành công đều bắt đầu từ việc hiểu rõ nhu cầu. Hãy khoanh vùng những tài sản "sống còn" đối với quy trình điều trị (như máy thở, bơm tiêm) và những khu vực "nóng" nhất như Khoa Cấp cứu. Trước khi tìm đến đối tác, bệnh viện nên tự đặt câu hỏi: Chúng ta muốn giảm thất lạc, hay muốn tối ưu công suất sử dụng? Khi đã rõ mục tiêu, đối tác công nghệ sẽ giúp bạn gắn thẻ tài sản, thiết lập cảnh báo và đảm bảo hệ thống phục vụ đúng đích đến mà không gây lãng phí nguồn lực.

Bước 2: Tận dụng công nghệ

Định vị trong nhà (Indoor Positioning) Trái tim của giải pháp nằm ở sự tích hợp giữa Định vị - Theo dõi - Nền tảng quản lý. Công nghệ BLE (Bluetooth Low Energy) đang là xu hướng nhờ khả năng định vị chính xác mà vẫn tiết kiệm chi phí. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng mạng (Wi-Fi) để tránh các điểm chết. Đối tác triển khai sẽ giúp bạn lo liệu phần kỹ thuật phức tạp: từ lắp đặt cảm biến, vẽ bản đồ số đến cấu hình phần mềm. Mục tiêu cuối cùng là một hệ thống vận hành trơn tru, cung cấp dữ liệu vị trí thời gian thực chính xác để hỗ trợ ra quyết định.

Bước 3: Công nghệ đi đôi với Con người 

Lắp đặt xong thiết bị mới chỉ là một nửa chặng đường. Để hệ thống thực sự "sống", nhân viên y tế cần cảm thấy thoải mái khi sử dụng nó.

• Đào tạo: Hãy tổ chức các buổi hướng dẫn thực tế, cầm tay chỉ việc.
• Thích ứng: Truyền thông để nhân viên hiểu rằng hệ thống sinh ra để hỗ trợ họ giảm bớt gánh nặng tìm kiếm đồ đạc, chứ không phải để tạo thêm việc.
• Cải tiến: Liên tục lắng nghe phản hồi từ người dùng cuối để tinh chỉnh hệ thống. Chu trình Đào tạo – Thích ứng – Cải tiến chính là chìa khóa để duy trì hiệu quả lâu dài.

(Nguồn: VGM tổng hợp và biên dịch)