Theo dõi tài sản và điều hướng trong quản lý cơ sở vật chất

Trong lĩnh vực quản lý cơ sở vật chất, theo dõi tài sản là yếu tố không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành trơn tru. Để kiểm soát tốt toàn bộ tài sản và thiết bị, điều quan trọng nhất là phải xác định được vị trí của chúng một cách nhanh chóng và chính xác. Điều không ai mong muốn là nhân viên làm thất lạc một tài sản quan trọng hoặc tệ hơn là không nắm rõ mình đang ở đâu hay cần làm gì. Khi sử dụng ứng dụng theo dõi trên điện thoại hoặc máy tính bảng, doanh nghiệp có thể đảm bảo mọi nhân sự đều biết rõ mình cần có mặt ở đâu tại từng thời điểm cũng như vị trí chính xác của từng tài sản, không còn lãng phí thời gian, không còn thất lạc tài sản.

Theo dõi tài sản

Ứng dụng theo dõi tài sản giúp doanh nghiệp kiểm kê nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí vận hành. Việc bảo trì cũng trở nên đơn giản, chính xác hơn, giúp quản lý ngân sách hiệu quả.

Ngoài ra, các ứng dụng này còn hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định như ISO 9001 hay quy trình kiểm soát nội bộ. Ứng dụng còn cho phép dễ dàng thêm mới tài sản, thiết bị và hỗ trợ định vị, sử dụng linh hoạt trong toàn bộ khuôn viên, cả trong nhà và ngoài trời.

Chi tiết giải pháp định vị tài sản

Giảm thời gian kiểm kê

Kiểm kê tài sản là một trong những chi phí vận hành lớn, thường được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần. Trong nhiều trường hợp, phần mềm theo dõi tài sản có thể giảm tần suất kiểm kê nhờ cung cấp thông tin chính xác và gần như tức thời về vị trí cũng như tình trạng tài sản. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian kiểm kê mà còn giúp tiết kiệm chi phí đi lại cho đội ngũ kiểm toán nội bộ hoặc bên ngoài khi phải di chuyển giữa nhiều cơ sở.

Bên cạnh giảm thời gian làm việc tại từng địa điểm và các chi phí liên quan như xăng xe, lưu trú…, doanh nghiệp còn tối ưu nguồn nhân lực. Số lượng người tham gia mỗi đợt kiểm kê giảm xuống do có thể kiểm soát toàn bộ địa điểm trong một lần thay vì phải quay lại nhiều lần. Kết quả là cần ít nhân sự hơn cho công tác kiểm tra.

Nâng cao hiệu quả bảo trì

Theo dõi tài sản cùng lịch sử bảo trì là chìa khóa để cải thiện cả hiệu quả vận hành lẫn tình hình tài chính. Khi nắm rõ thời điểm tài sản được bảo dưỡng lần gần nhất, doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch sửa chữa trong tương lai. Chỉ cần vài phút để xác định vị trí tài sản sau lần bảo trì cuối, các sự cố phát sinh có thể được xử lý nhanh chóng.

Trong trường hợp xảy ra hỏng hóc với thiết bị chưa được bảo dưỡng, hệ thống cũng giúp xác định rõ trách nhiệm thuộc về ai. Từ đó đảm bảo vấn đề được khắc phục kịp thời, tránh kéo dài và gây ảnh hưởng đến hoạt động chung.

Kiểm soát ngân sách hiệu quả

Nắm rõ tài sản đang ở đâu, tình trạng ra sao và chi phí bảo trì như thế nào mang lại rất nhiều lợi ích. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, điều này còn đảm bảo cơ sở vật chất luôn vận hành ổn định, hạn chế gián đoạn công việc.

Trên thực tế, dù tài sản có được bảo dưỡng tốt đến đâu thì các sự cố ngoài ý muốn như hỏng hóc hay cần thay thế vẫn có thể xảy ra. Khi thiết bị bị đặt nhầm chỗ hoặc gặp trục trặc đột ngột, doanh nghiệp dễ bị chậm tiến độ, gián đoạn hoạt động, nhất là khi không biết phụ tùng dự phòng ở đâu hoặc ai đang phụ trách. Những tình huống này không chỉ làm giảm hiệu quả làm việc mà còn tiềm ẩn rủi ro an toàn và kéo theo nhiều chi phí phát sinh.

Ngược lại, khi có một hệ thống theo dõi tài sản rõ ràng và đầy đủ, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách bảo trì. Các hoạt động như bảo dưỡng định kỳ hay ký hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp cũng trở nên dễ dàng, minh bạch và hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm: Phân tích dữ liệu dựa trên vị trí

Giao diện và trải nghiệm người dùng

Giao diện và trải nghiệm người dùng là yếu tố quan trọng quyết định việc người dùng có sẵn sàng sử dụng ứng dụng lâu dài hay không. Một giao diện tốt cần trực quan, dễ hiểu và dễ thao tác, để bất kỳ ai cũng có thể làm quen nhanh chóng.

Với ứng dụng trên thiết bị di động, bài toán thiết kế càng trở nên đặc thù hơn. Giao diện cần gọn gàng, tinh tế và tối ưu cho màn hình cảm ứng của điện thoại hoặc máy tính bảng, giúp người dùng thao tác thuận tiện trong mọi tình huống.

Đơn giản hóa việc theo dõi tài sản

Việc theo dõi tài sản hoàn toàn có thể trở nên nhanh gọn, dễ thực hiện và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều. Trước đây, cứ khoảng sáu tháng một lần, doanh nghiệp phải kiểm kê toàn bộ tài sản bằng cách rà soát từng phòng, từng khu vực để kiểm tra vị trí và số lượng. Công việc này thường kéo dài nhiều tuần, tốn kém chi phí, làm tăng giấy tờ và ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất làm việc. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp còn phải thuê đơn vị kiểm toán bên ngoài để kiểm kê một đến hai lần mỗi năm với chi phí cao, trong khi chưa hẳn lúc nào cũng cần thiết.

Khi sử dụng ứng dụng theo dõi tài sản, nhà quản lý có thể biết ngay tài sản nào đang thiếu, ở đâu, chỉ trong vài phút nhờ dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực trên ứng dụng hoặc bảng điều khiển. Nhờ đó, việc kiểm kê trở nên đơn giản hơn, giảm hẳn các thủ tục phức tạp và nỗi lo giấy tờ.

Đối với người quản lý cơ sở vật chất, đảm bảo tài sản luôn đúng chỗ và mang lại trải nghiệm tốt cho người sử dụng là một thách thức lớn. Giải pháp theo dõi và dẫn đường trên thiết bị di động giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí, đồng thời nâng cao mức độ an toàn, tăng sự hài lòng của nhân viên và góp phần giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, bền vững hơn.

(Nguồn: VGM Map tổng hợp và biên dịch)

‍

Tìm hiểu các kiến thức liên quan:

• Bản đồ nội khu và Bản đồ tĩnh: Khác nhau như thế nào?
• Bản đồ nội khu và kỷ nguyên điều hướng cá nhân hóa
• Nâng tầm dịch vụ sân bay với bản đồ nội khu & và điều hướng trong nhà
• Cách ứng dụng theo dõi tài sản giúp tăng ROI

‍