Khám phá cách ứng dụng theo dõi tài sản giúp doanh nghiệp tăng ROI thông qua các công cụ, nền tảng và chiến lược triển khai hiệu quả, tối ưu quản lý và giảm chi phí vận hành.
Hoạt động vận hành của doanh nghiệp ngày nay đang ngày càng phức tạp và mở rộng với tốc độ nhanh chưa từng có. Từ những máy móc giá trị lớn trong nhà xưởng cho đến các thiết bị như laptop được cấp phát cho nhân sự làm việc từ xa, chi phí vận hành liên tục gia tăng, trong khi tài sản lại phân tán ở nhiều địa điểm khác nhau, khiến việc quản lý và kiểm soát trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Khi doanh nghiệp không nắm rõ tài sản đang ở đâu và được sử dụng như thế nào, những tài sản đó không những không tạo ra giá trị mà còn trở thành gánh nặng chi phí trên sổ sách.
Chính vì vậy, hiệu quả đầu tư trong quản lý tài sản không còn chỉ là một khái niệm mang tính kế toán, mà đã trở thành yếu tố then chốt trong hoạt động vận hành. Bước sang năm 2026, việc chỉ biết vị trí của tài sản là chưa đủ; doanh nghiệp cần một hệ thống toàn diện giúp khai thác tài sản hiệu quả hơn, hạn chế thất thoát và kéo dài vòng đời của từng thiết bị.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ cách các ứng dụng theo dõi tài sản cùng với những công cụ và nền tảng quản lý hiện đại, có thể mang lại hiệu quả thực tế và đo lường được ngay. Đồng thời, bài viết cũng chia sẻ những phương pháp và giải pháp đã được kiểm chứng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành và tiết kiệm chi phí lên đến 30%.
Công cụ theo dõi tài sản dùng để làm gì?
Công cụ theo dõi tài sản là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vị trí, tình trạng và quá trình sử dụng của các tài sản vật chất. Dù trước đây chỉ dừng lại ở sổ sách hoặc bảng tính thủ công, ngày nay các giải pháp đã phát triển mạnh mẽ hơn với công nghệ định vị và cảm biến thông minh. Mục tiêu cốt lõi vẫn là biến dữ liệu tài sản thành thông tin hữu ích cho việc quản lý và ra quyết định.
Hơn nữa, công nghệ theo dõi tài sản có thể áp dụng cho hầu hết các ngành nghề nhưng hiệu quả rõ rệt nhất thường thấy ở những lĩnh vực có lượng tài sản lớn, giá trị cao.
- Vận tải – logistics: Giúp doanh nghiệp nắm rõ vị trí phương tiện, tình trạng container và điều kiện bảo quản hàng hóa theo thời gian thực. Nhờ đó, rủi ro mất cắp trong quá trình vận chuyển được giảm đáng kể đồng thời lộ trình giao hàng được điều chỉnh linh hoạt để tiết kiệm chi phí.
- Y tế: Hỗ trợ xác định nhanh vị trí các thiết bị dùng chung như máy truyền dịch, xe lăn hay dụng cụ cấp cứu trong khuôn viên bệnh viện rộng lớn. Điều này giúp nhân viên y tế tiết kiệm thời gian tìm kiếm, nâng cao tốc độ xử lý và chất lượng chăm sóc bệnh nhân.
- Sản xuất – xây dựng: Cho phép theo dõi mức độ sử dụng, lịch bảo dưỡng và vị trí của máy móc, thiết bị, phương tiện thi công. Nhờ đó, tài sản luôn được khai thác hợp lý, bảo trì đúng thời điểm, hạn chế hư hỏng bất ngờ và tránh gián đoạn công việc.
Lợi ích nổi bật: Minh bạch, trách nhiệm rõ ràng và ngăn ngừa thất thoát
Triển khai một hệ thống theo dõi tài sản chuyên biệt mang lại ba lợi ích cốt lõi, tác động trực tiếp đến hiệu quả đầu tư của doanh nghiệp. Những tính năng này thay đổi hoạt động vận hành hằng ngày như thế nào?
- Minh bạch toàn diện: Thay thế việc quản lý theo cảm tính bằng dữ liệu cập nhật theo thời gian thực về tình trạng, vị trí và mức độ sử dụng của từng tài sản. Chẳng hạn, khi hệ thống cho biết một tủ máy chủ quan trọng đã hơn 90 ngày chưa được kiểm tra, bộ phận quản lý có thể chủ động cử đội kiểm kê trước khi phát sinh rủi ro.
- Trách nhiệm rõ ràng: Mỗi tài sản đều được gắn với người hoặc bộ phận phụ trách cụ thể giúp giảm mạnh tình trạng thất lạc và đảm bảo sử dụng đúng mục đích. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp mỗi năm thất thoát hàng nghìn đô la vì “tài sản ảo” tồn kho nhưng không ai quản lý.
- Ngăn ngừa thất thoát tối đa: Hệ thống cảnh báo ngay khi tài sản rời khỏi khu vực đã thiết lập, kèm theo lịch sử theo dõi chi tiết, tạo thành rào cản hiệu quả đối với hành vi trộm cắp hoặc sử dụng sai mục đích. Ví dụ phổ biến là theo dõi các thiết bị điện cầm tay đắt tiền tại công trường, hệ thống sẽ lập tức cảnh báo nếu có thiết bị bị mang ra ngoài phạm vi cho phép sau giờ làm việc.
Hiểu đúng về hiệu quả đầu tư trong quản lý tài sản
Hiệu quả đầu tư không chỉ đơn thuần là “kiếm thêm tiền”. Trong quản lý tài sản, khái niệm này được thể hiện qua việc giảm chi phí, sử dụng vốn hiệu quả và kéo dài thời gian khai thác của tài sản vật chất. Cụ thể, hiệu quả đầu tư trong bối cảnh này được xây dựng trên ba trụ cột chính: tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và tối đa hóa giá trị sử dụng của tài sản.
Ví dụ, nếu một ứng dụng theo dõi tài sản có chi phí 5.000 USD mỗi năm nhưng giúp tiết kiệm 10.000 USD chi phí nhân sự và tránh thất thoát 5.000 USD giá trị thiết bị, doanh nghiệp đã đạt được hiệu quả đầu tư rất cao.
Các chỉ số phổ biến: Thành công được đo bằng gì?
Khi chuyển sang hệ thống quản lý dựa trên dữ liệu, doanh nghiệp cần theo dõi những chỉ số then chốt nào để chứng minh hiệu quả đầu tư? Dưới đây là các chỉ số quan trọng nhất:
- Thời gian tiết kiệm được (chi phí nhân sự): Đây là kết quả trực tiếp từ việc giảm thời gian nhân viên phải đi tìm công cụ, thiết bị. Chẳng hạn, một đội bảo trì trước đây mất trung bình 3 giờ mỗi tuần để tìm thiết bị hàn chuyên dụng; khi áp dụng hệ thống theo dõi, thời gian này giảm xuống chỉ còn 5 phút, giúp tiết kiệm khoảng 2.000 USD mỗi năm cho mỗi nhân sự.
- Tài sản được thu hồi (ngăn ngừa thất thoát): Là giá trị của những tài sản được tìm lại nhờ hệ thống theo dõi, hoặc khoản chi phí không phải bỏ ra vì đã xác định được tài sản sẵn có. Ví dụ, hệ thống phát hiện một thiết bị công nghệ thông tin trị giá 50.000 USD bị ghi nhận nhầm là đã thanh lý, từ đó thu hồi toàn bộ giá trị trước khi bị loại bỏ và tránh việc mua mới không cần thiết.
- Giảm thời gian gián đoạn hoạt động (tối ưu bảo trì): Thể hiện ở việc hạn chế các sự cố hỏng hóc bất ngờ nhờ lịch bảo dưỡng chủ động dựa trên dữ liệu sử dụng. Ví dụ, một máy bơm công nghiệp sau 500 giờ vận hành sẽ tự động được cảnh báo cần bảo trì, giúp ngăn chặn sự cố nghiêm trọng có thể làm dừng toàn bộ dây chuyền sản xuất trong hai ngày, qua đó tránh thất thoát hàng trăm nghìn USD doanh thu.
Đo lường tác động từ ứng dụng theo dõi tài sản
Để đánh giá chính xác hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng một công thức tính đơn giản cho giải pháp theo dõi tài sản:
Hiệu quả đầu tư (%) = (Giá trị tiết kiệm được – Tổng chi phí) / Tổng chi phí × 100
Trong đó, “giá trị tiết kiệm được” bao gồm toàn bộ lợi ích thu hồi từ các chỉ số đã nêu như thời gian tiết kiệm, tài sản tìm lại và thời gian ngừng hoạt động được giảm thiểu. Ví dụ, nếu tổng giá trị tiết kiệm mỗi năm đạt 50.000 USD, trong khi chi phí hằng năm cho ứng dụng và thiết bị là 15.000 USD thì hiệu quả đầu tư đạt khoảng 233%.
Ứng dụng theo dõi tài sản giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí như thế nào?
Ứng dụng theo dõi tài sản không chỉ đơn thuần là công cụ xác định vị trí. Đây là giải pháp kiểm soát tài chính hiệu quả, giúp doanh nghiệp từng bước loại bỏ hàng loạt chi phí nhỏ lẻ nhưng tích tụ lại thành khoản thất thoát lớn mỗi năm. Sức mạnh của ứng dụng đến từ việc cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, dễ truy cập ngay trên thiết bị di động, biến cách vận hành bị động thành chủ động và tiết kiệm chi phí.
Ba cách quan trọng nhất để ngăn chặn “rò rỉ” tài chính
Ứng dụng theo dõi tài sản giúp doanh nghiệp tiến gần đến mục tiêu tăng hiệu quả đầu tư 30% bằng cách xử lý những nguyên nhân gây thất thoát phổ biến nhất. Vậy đâu là những cơ hội tiết kiệm lớn nhất?
Giảm trộm cắp và thất lạc tài sản:
Ứng dụng cho phép thiết lập khu vực quản lý, tự động gửi cảnh báo ngay khi tài sản (như thiết bị đắt tiền hoặc phương tiện) rời khỏi phạm vi cho phép. Ví dụ, một quản lý công trình nhận được thông báo lúc 1 giờ sáng khi một máy xúc mini di chuyển ra ngoài ranh giới công trường khoảng 15 mét, kịp thời báo cơ quan chức năng và thu hồi tài sản trị giá 80.000 USD.
Tối ưu bảo trì, bảo dưỡng:
Thông qua việc theo dõi số giờ hoạt động hoặc quãng đường di chuyển, ứng dụng đảm bảo công tác bảo trì được thực hiện đúng thời điểm cần thiết thay vì theo lịch cố định thiếu chính xác. Cách này giúp tránh bảo trì quá ít (dễ gây hỏng hóc) và bảo trì quá nhiều (lãng phí chi phí). Ví dụ, dữ liệu cho thấy một máy phát điện chỉ vận hành ở 50% công suất dự kiến, từ đó có thể kéo dài chu kỳ bảo dưỡng thêm hai tuần, tiết kiệm chi phí linh kiện và nhân công.
Kiểm kê chính xác và loại bỏ “tài sản ảo”:
Ứng dụng di động cho phép kiểm kê nhanh chóng và chính xác bằng mã vạch hoặc thẻ RFID, giảm sự phụ thuộc vào sổ sách thủ công. Nhờ vậy, doanh nghiệp tránh việc mua sắm những “tài sản ảo” — tức là mua mới vì tưởng đã mất, trong khi thực tế chỉ bị để nhầm chỗ.
Ví dụ, một đợt kiểm kê hằng năm tại bệnh viện phát hiện 15 giá treo truyền dịch được cho là đã thất lạc thực chất đang cất trong một kho ít sử dụng, giúp loại bỏ đơn hàng mua mới trị giá 15.000 USD.
Điểm nổi bật: Khả năng sử dụng trên di động và theo dõi trực tuyến
Yếu tố then chốt của các giải pháp hiện đại nằm ở khả năng sử dụng trên thiết bị di động và theo dõi tài sản trực tuyến. Hệ thống có thể chạy trực tiếp trên điện thoại và máy tính bảng sẵn có của nhân viên, không cần đầu tư thiết bị quét chuyên dụng đắt tiền, giúp việc theo dõi trở nên đơn giản và phổ biến trong toàn doanh nghiệp.
Theo dõi tài sản trực tuyến đảm bảo mọi cập nhật, thao tác quét và dữ liệu vị trí đều được đồng bộ ngay lập tức lên hệ thống trung tâm và hiển thị đồng thời trên tất cả thiết bị người dùng. Khi một kỹ thuật viên ngoài hiện trường cập nhật trạng thái của một thiết bị làm lạnh, bộ phận quản lý trong văn phòng có thể nắm được ngay lập tức. Chính tốc độ và khả năng tiếp cận này là yếu tố tiết kiệm chi phí quan trọng mà các hệ thống cũ, hoạt động ngoại tuyến không thể đáp ứng.
Tích hợp công cụ theo dõi tài sản vào quy trình làm việc
Bản thân ứng dụng theo dõi tài sản mới chỉ giải quyết được một nửa vấn đề. Giá trị thực sự chỉ phát huy khi dữ liệu theo dõi được tích hợp liền mạch, tự động vào quy trình vận hành hằng ngày của doanh nghiệp. Tích hợp không đơn thuần là kết nối hai hệ thống mà là loại bỏ các thao tác thủ công dư thừa giúp công việc diễn ra nhanh và chính xác hơn.
Kinh nghiệm triển khai, đào tạo và đồng bộ đội ngũ
Việc nhân sự không sử dụng hoặc sử dụng không đúng cách có thể khiến toàn bộ khoản đầu tư phần mềm trở nên vô nghĩa. Một quá trình triển khai thành công cần có kế hoạch rõ ràng và truyền thông nội bộ hiệu quả. Làm sao để đội ngũ nhanh chóng thích nghi và sử dụng tốt ứng dụng theo dõi tài sản?
- Bắt đầu từ phạm vi nhỏ, tạo kết quả rõ ràng: Hãy triển khai trước ở một mảng cụ thể, chẳng hạn theo dõi các thiết bị hiện trường có giá trị cao, sau đó chia sẻ kết quả đạt được. Ví dụ: “Chỉ trong tháng đầu tiên, chúng ta đã thu hồi được số thiết bị trị giá 10.000 USD”.
- Đào tạo theo từng vai trò: Không nên đào tạo tất cả nhân sự theo cùng một cách. Quản lý kho cần nắm rõ các tính năng báo cáo và tổng hợp dữ liệu, trong khi kỹ thuật viên hiện trường chỉ cần thành thạo thao tác nhận – trả thiết bị trên ứng dụng di động.
- Chỉ định người phụ trách theo dõi tại mỗi bộ phận: Mỗi phòng ban nên có một vài nhân sự am hiểu hệ thống để hỗ trợ ban đầu và khuyến khích đồng nghiệp sử dụng. Những “hạt nhân” này giúp việc triển khai diễn ra trơn tru và bền vững hơn.
Thiết kế quy trình linh hoạt và khả năng mở rộng cho đội ngũ kỹ thuật
Các nền tảng theo dõi tài sản hiện đại, đặc biệt từ những đơn vị chuyên về công nghệ định vị như Navigine, thường được xây dựng theo hướng linh hoạt và dễ mở rộng. Điều này cho phép hệ thống thích ứng với nhiều quy trình khác nhau thông qua các kết nối mở.
- Thiết kế quy trình theo mô-đun: Dữ liệu theo dõi cần có khả năng tự động kích hoạt các hành động trong những hệ thống khác. Ví dụ, khi trạng thái tài sản trong ứng dụng chuyển sang “Cần sửa chữa”, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu bảo trì trong phần mềm quản lý bảo dưỡng, không cần thao tác thủ công.
- Tạo điều kiện cho đội ngũ lập trình: Nền tảng nên cung cấp công cụ và giao diện kết nối dễ sử dụng, giúp đội ngũ kỹ thuật nội bộ xây dựng các tính năng riêng. Chẳng hạn như bảng điều khiển phục vụ kiểm soát tuân thủ quy định, hoặc hệ thống cảnh báo chuyên biệt dành cho các tài sản có giá trị cao khi có biến động bất thường.
Tóm lại, theo dõi tài sản không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát vị trí mà còn là đòn bẩy quan trọng giúp doanh nghiệp gia tăng ROI một cách bền vững. Khi được triển khai với công cụ phù hợp, nền tảng linh hoạt và chiến lược rõ ràng, giải pháp này giúp giảm thất thoát, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả vận hành. Đầu tư đúng vào hệ thống theo dõi tài sản chính là bước đi chiến lược để doanh nghiệp cải thiện năng suất và tăng lợi thế cạnh tranh trong dài hạn.
(Nguồn: VGM Map tổng hợp và biên dịch)
Tìm hiểu các kiến thức liên quan:
- Bản đồ theo dõi nội khu và những điều bạn nên biết
- Công nghệ định vị trong khách sạn và khu nghỉ dưỡng
- Tối ưu hóa không gian Bệnh viện
- Cách lựa chọn cơ sở hạ tầng phù hợp cho định vị trong nhà
- Dẫn đường nội khu qua mã QR
- Cẩm nang về hệ thống bảng chỉ dẫn
