Cẩm nang về hệ thống biển chỉ dẫn (wayfinding): Những điều cần biết

Biển chỉ dẫn wayfinding là một hệ thống định hướng tổng thể, sử dụng các yếu tố trực quan để giúp khách dễ dàng tìm đường trong những không gian phức tạp như sân bay, trung tâm thương mại, bệnh viện hay khuôn viên trường học. Khi được thiết kế và triển khai đúng cách, hệ thống này giúp người tham quan xác định vị trí, nắm bắt hướng di chuyển, tiếp cận thông tin cần thiết và tuân thủ các quy định, từ đó mang lại trải nghiệm thuận tiện và liền mạch hơn.

Trong tài liệu này, bạn sẽ nắm được những kiến thức nền tảng về biển chỉ dẫn và wayfinding, cách hệ thống biển kỹ thuật số vận hành, nâng cao khả năng định hướng. Cũng như cách đánh giá đơn vị cung cấp giải pháp wayfinding và phương pháp đo lường hiệu quả đầu tư (ROI). Cùng bắt đầu tìm hiểu thông tin ngay dưới đây.

Wayfinding signage là gì?

Wayfinding signage (biển chỉ dẫn định hướng) là hệ thống các yếu tố trực quan như biển báo, bản đồ, biểu tượng hay giao diện kỹ thuật số, được thiết kế nhằm giúp con người dễ dàng di chuyển và định vị trong một không gian cụ thể. Mục tiêu của hệ thống này là hỗ trợ khách tham quan hoặc người sử dụng không gian trả lời những câu hỏi cơ bản nhất khi di chuyển:

• Tôi đang ở đâu?
• Điểm đến của tôi nằm ở vị trí nào?
• Tôi cần đi theo lộ trình nào để tới đó?
• Bước tiếp theo tôi nên làm là gì?

Tìm hiểu thêm: Wayfinding là gì? Tất cả những gì bạn cần biết về tìm đường

Các chức năng cốt lõi của hệ thống biển chỉ dẫn (wayfinding)

Hệ thống biển chỉ dẫn wayfinding đảm nhiệm nhiều vai trò quan trọng trong suốt hành trình của khách tham quan đồng thời cũng hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý và vận hành của địa điểm. Cụ thể, wayfinding signage bao gồm các chức năng sau:

• Nhận diện (Identification): Biển chỉ dẫn giúp gắn nhãn, xác định rõ các không gian mà khách cần tìm đến, qua đó xác nhận họ đã đến đúng nơi. Đó có thể là phòng chức năng, cổng lên máy bay, nhà vệ sinh, cửa hàng hay bất kỳ khu vực nào trong địa điểm có lưu lượng người qua lại.
• Chỉ hướng (Directional): Biển chỉ dẫn hỗ trợ việc di chuyển bằng cách chỉ rõ hướng đi đến điểm đến thông qua mũi tên, khoảng cách hoặc thời gian ước tính. Khi bị lạc, khách thường dễ rơi vào trạng thái căng thẳng, vì vậy hệ thống chỉ hướng đóng vai trò then chốt trong việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng, hành khách hoặc bệnh nhân.
• Cung cấp thông tin (Informational): Biển chỉ dẫn cung cấp thêm bối cảnh và thông tin hữu ích về những nơi khách có thể ghé thăm, chẳng hạn như giờ mở cửa cửa hàng, các tiện ích nổi bật hoặc sự kiện sắp diễn ra.
• Quy định (Regulatory): Loại biển này truyền đạt những quy tắc và yêu cầu mà khách cần tuân thủ trong không gian, như hướng dẫn an toàn, thông tin tiếp cận cho người khuyết tật hoặc các quy định bắt buộc. Đây là yếu tố quan trọng giúp các địa điểm đáp ứng yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn vận hành.

Wayfinding trong nhà và wayfinding ngoài trời

Wayfinding được ứng dụng linh hoạt trong nhiều loại không gian từ khu vực trong nhà, ngoài trời cho đến các tổ hợp kết hợp cả hai như trung tâm thương mại, khu phức hợp hay khu đô thị đa chức năng.

• Với wayfinding trong nhà, mục tiêu chính là giúp người dùng định hướng bên trong các tòa nhà hoặc khu vực có nhiều khối nhà liền kề khi mà tín hiệu GPS thường yếu hoặc không khả dụng. Hệ thống này dựa trên cách đặt tên khu vực rõ ràng, hướng dẫn di chuyển giữa các tầng trực quan và bản đồ tổng thể dễ hiểu.
• Ngược lại, wayfinding ngoài trời được áp dụng tại những không gian mở như đường phố, công viên hay khu đô thị, người dùng di chuyển giữa nhiều khu vực khác nhau. Hệ thống thường kết hợp cùng các mốc địa danh, lối đi bộ và điểm kết nối giao thông công cộng để giúp định hướng thuận tiện và tự nhiên hơn.

Dù ở trong nhà hay ngoài trời, cả hai hình thức đều phát huy hiệu quả tối đa khi được thiết kế đồng bộ và trực quan, mang lại trải nghiệm di chuyển mạch lạc và dễ nắm bắt cho mọi người.

Wayfinding giúp nâng cao khả năng định hướng như thế nào?

Nói ngắn gọn, biển chỉ dẫn kỹ thuật số giúp wayfinding trở nên linh hoạt, tương tác cao và dễ đo lường hiệu quả. Chúng bổ trợ cho biển tĩnh truyền thống thông qua khả năng tìm kiếm, cá nhân hóa lộ trình, cập nhật theo thời gian thực và tận dụng thời gian hiển thị nhàn rỗi để tạo giá trị thương mại.

Danh bạ và kiosk tương tác

Các giải pháp wayfinding tương tác như danh bạ kỹ thuật số và kiosk giúp khách nhanh chóng tìm được thông tin cần thiết đúng thời điểm.

Chẳng hạn, khách có thể:

• Tìm kiếm theo tên, theo danh mục hoặc theo vị trí “gần tôi”.
• Chỉ đường nhanh chỉ với một thao tác chạm đến các tiện ích quan trọng như nhà vệ sinh, lối ra, khu an ninh.
• Xác định rõ vị trí hiện tại thông qua thông tin “bạn đang ở đây” với điểm bắt đầu và hướng nhìn rõ ràng.
• Lựa chọn lộ trình gần nhất, có tính đến các yêu cầu về khả năng tiếp cận.

Tìm hiểu thêm về: Kiosk thông tin tương tác

Chỉ dẫn dựa trên bản đồ số

Bản đồ số trong nhà mang đến trải nghiệm tìm đường thông minh và mượt mà hơn nhờ khả năng hướng dẫn chi tiết từng bước, hiển thị các điểm rẽ, ước tính thời gian di chuyển và xác định chính xác vị trí của người dùng trong không gian. Ngoài ra, hệ thống còn có thể cung cấp thông tin thời gian thực như khu vực đang đông người hoặc tạm thời đóng cửa.

So với biển chỉ dẫn truyền thống, giải pháp này không chỉ giúp định hướng mà còn mang lại trải nghiệm tương tác và cá nhân hóa, dựa trên dữ liệu thực tế, giúp việc di chuyển trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Cập nhật theo thời gian thực và thông điệp linh hoạt

Một số công cụ wayfinding cho phép kết nối với các hệ thống khác của địa điểm nhằm mang đến trải nghiệm đồng bộ, mọi thông tin cần thiết đều được hiển thị tại một điểm duy nhất:

• Đồng bộ dữ liệu sự kiện, thông báo từ các đơn vị thuê, khu vực đóng cửa hoặc cảnh báo khẩn cấp.
• Tự động điều chỉnh lộ trình để tránh khu vực đang bảo trì hoặc hàng chờ phát sinh.
• Cá nhân hóa nội dung hiển thị theo thời điểm trong ngày, khu vực trong địa điểm hoặc từng nhóm đối tượng khách.

Các loại hình và công nghệ biển chỉ dẫn wayfinding: Lựa chọn thế nào cho phù hợp với từng địa điểm

Wayfinding hiện đại không chỉ dừng lại ở những tấm biển chỉ dẫn vật lý mà còn là sự kết hợp hài hòa giữa thiết kế truyền thống, công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu thực tế. Khi được triển khai đồng bộ, hai yếu tố này tạo nên trải nghiệm định hướng liền mạch giúp người dùng dễ dàng tìm đường, tiếp cận đúng thông tin cần thiết vào đúng thời điểm.

Dưới đây là các loại hình biển chỉ dẫn phổ biến và giá trị mà mỗi loại mang lại.

Biển chỉ dẫn tĩnh (Static signage)

Đây là hình thức wayfinding truyền thống, quen thuộc nhất trong các không gian công cộng. Hệ thống biển tĩnh bao gồm biển nhận diện, biển chỉ hướng và biển quy định – đóng vai trò như “bản đồ cơ bản” giúp khách xác định vị trí, hướng đi và quy tắc di chuyển, không phụ thuộc vào điện năng hay kết nối mạng.

• Biển nhận diện: Ghi rõ tên phòng, cổng hoặc đơn vị thuê giúp người dùng xác nhận họ đã đến đúng nơi cần tìm.
• Biển chỉ hướng: Đặt tại các điểm rẽ, nút giao hoặc khu vực dễ gây nhầm lẫn, kèm mũi tên và khoảng cách để dẫn hướng rõ ràng.
• Biển quy định: Thể hiện thông tin bắt buộc như hướng thoát hiểm, khu vực an toàn, quy tắc sử dụng không gian… đảm bảo an toàn và tuân thủ quy chuẩn.

Biển kỹ thuật số và Kiosk thông tin

Biển kỹ thuật số mang đến bước tiến mới trong trải nghiệm tìm đường, thông qua màn hình LCD/LED, kiosk hoặc video wall được bố trí tại các vị trí chiến lược. Giao diện cảm ứng cho phép người dùng tìm kiếm theo tên, danh mục hoặc vị trí, đồng thời xem lộ trình di chuyển nhanh và thuận tiện nhất.

Điểm mạnh của hình thức này là khả năng tùy chỉnh nội dung theo thời gian, đối tượng hoặc sự kiện nhờ tính năng lập lịch hiển thị linh hoạt. Ngoài việc hỗ trợ định hướng, biển kỹ thuật số còn giúp tăng giá trị thương hiệu, quảng bá dịch vụ và tạo ra trải nghiệm sinh động, hiện đại cho không gian.

Bản đồ trong nhà và công nghệ định vị

Công nghệ bản đồ trong nhà cho phép mô phỏng chi tiết cấu trúc của tòa nhà — từ từng tầng, khu vực chức năng đến các tiện ích và lối đi. Nhờ đó, hệ thống có thể xây dựng các tuyến đường chính xác, đa tầng, phản ánh sát cách di chuyển thực tế của người dùng trong không gian.

Bên cạnh đó, công nghệ định vị giúp xác định vị trí của người dùng một cách chính xác trong thời gian thực. Tùy theo đặc thù của công trình, việc định vị có thể dựa trên beacon BLE, Wi-Fi RTT, hệ thống camera, hoặc sự kết hợp giữa nhiều cảm biến khác nhau, mang lại trải nghiệm quen thuộc như “chấm xanh” trên bản đồ.

Để toàn bộ hệ thống vận hành hiệu quả, nền tảng CMS đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý dữ liệu bản đồ và nội dung ở quy mô lớn, trong khi SDK và API giúp việc tích hợp tính năng wayfinding vào website, ứng dụng di động hay nền tảng đối tác trở nên nhanh chóng và linh hoạt.

Xem ngay: Giải pháp chỉ đường và công nghệ định vị

Wayfinding trên thiết bị di động và mã QR

Nhờ sự phát triển của công nghệ, thông tin từ các kiosk hay màn hình hiển thị không còn bị giới hạn trong một vị trí cố định. Wayfinding trên thiết bị di động cho phép người dùng tiếp tục hành trình định hướng của mình ngay trên điện thoại, với đầy đủ chức năng như khi thao tác trên kiosk – từ xem bản đồ, lựa chọn tuyến đường đến theo dõi chỉ dẫn từng bước.

Mã QR được bố trí tại nhiều vị trí trong không gian giúp việc truy cập trở nên nhanh chóng và tiện lợi. Chỉ cần quét mã, người dùng có thể mở ngay trình hướng dẫn trực tuyến trên thiết bị cá nhân. Hệ thống còn có khả năng đồng bộ thông tin từ danh bạ điện tử sang giao diện web hoặc ứng dụng, giữ nguyên điểm đến, lộ trình dễ tiếp cận và các tùy chọn tùy chỉnh.

Không chỉ dừng ở việc dẫn đường, các địa điểm còn có thể gửi thông báo theo thời gian thực liên quan đến lịch hẹn, sự kiện hay thông tin cập nhật theo vị trí của khách. Nhờ đó, trải nghiệm di chuyển trở nên liền mạch, thông minh và mang tính cá nhân hóa cao hơn.

(Nguồn: VGM Map tổng hợp và biên dịch)

‍

Tìm hiểu các kiến thức liên quan:

• Bản đồ theo dõi nội khu và những điều bạn nên biết
• Công nghệ định vị trong khách sạn và khu nghỉ dưỡng
• Tối ưu hóa không gian Bệnh viện
• Cách lựa chọn cơ sở hạ tầng phù hợp cho định vị trong nhà
• Dẫn đường nội khu qua mã QR

‍